Contact tracing @bett1ACES Tennis Turnier

In Berlin fand eines der ersten Tennisturniere seit Start der COVID-19 Krise statt, die bett1ACES.

Contact tracing und die Gesundheit aller Teilnehmer standen natürlich im Vordergrund der Organisation.

Veranstaltet von Emotiongroup (unter anderem Organisator von drei ATP & einem WTA Turnier) gemeinsam mit dem Hauptsponsor bett1.de.

Ausgangslage:
  • Zwei Turniere innerhalb einer Woche in zwei unterschiedlichen Lokationen
  • COVID konformes Management aller Personen am Gelände
    • Spieler, Mitarbeiter, Ticketkäufer, Medienvertreter
  • Sicherstellen der geplanten COVID Sicherheitsmaßnahmen zu jeder Zeit
  • Contact Tracing mittels kontaktloser NFC Technologie

Seit die von Novak Djokovic organisierte Adria Tour wegen mangelnder Sicherheitsmaßnahmen in die Schlagzeilen gekommen ist, wurde es für Veranstalter noch wichtiger die Sicherheit aller Beteiligten zu gewährleisten.

Insbesondere die Spieler und ihre Teams mussten vorab getestet und abgeschirmt werden, um die Infektionsgefahr auf das Minimum zu reduzieren.

Die Emotiongroup hat im Vorfeld ein umfassendes Sicherheitskonzept vorgelegt und von den Behörden genehmigen lassen. Dieses wurde Vorort auch mehrmals durch die Exekutive kontrolliert.

Das vorliegende Konzept kann jedem Veranstalter als Vorlage für zukünftige Events dienen und sicherstellen, dass trotz COVID erfolgreich größere Events organisiert werden können.

Zwecks optimaler Abschirmung und Abstandseinhaltung wurde mit Zonen (Bubbles) geplant die auf dem Geländer in unterschiedlicher Form organisiert und kontrolliert wurden.

Insbesondere Spieler und ihre Teams hatten separate Eingänge und Aufenthaltsbereich die nur von getestetem Personal betreten werden durften.

Am Eingang wurden folgende Maßnahmen getroffen:
Physische & digitale Vorkehrungsmaßnahmen gingen nahtlos ineinander über.

Wichtig war unter anderem das aufzeichnen personenbezogener Daten sowie die Erfassung der Zutritts- und Austrittszeit vom Gelände um den Bewegungsradius jeder Person nachzeichnen zu können, im Falle die Infektion einer Person später gemeldet wird.

Digitale Maßnahmen & Contact Tracing:
  • Registrierung jeder Person mit Zutritt zum Gelände
    • 90% der Personen wurden vorab bereits registriert, 10% Vorort
    • Sammeln der DSGVO & COVID Verhaltensmaßnahmen Zustimmung
  • Aufzeichnung der relevantesten Personen Daten
    • Foto, Name, Adresse, Email, Telefonnummer, Sitzplatz
  • Zielgruppen spezifische Kommunikation der Event Richtlinien & Verhaltensregeln für die unterschiedlichen Tage & Lokationen
  • Kontaktlose (NFC) Zutrittskontrolle auf Basis eines Zonenkonzepts
Umsetzung digitaler Maßnahmen & Contact Tracing
  • Kontaktlose Badge Karten mit Fotodruck
  • 22 unterschiedliche Berechtigungsgruppen
  • 9 Sicherheitszonen & 2 Stadien
  • Aufzeichnung & Live Monitoring von Check-in & Check-out sowie der Gesamtanzahl von Personen im Veranstaltungsbereich
  • Sitzplatzmanagement & Sitzplatz Check-in
  • Anpassung der Sicherheitsberechtigungen auf Basis der erlaubten Personen Planung pro Tag

Dass striktere Maßnahmen und neue Prozesse sowohl für Organisatoren und Gäste eine Herausforderung sein können ist klar. Durch die Erfahrung die wir alle in den letzten Monat seit Beginn der COVID Krise sammeln durften wurden die Maßnahmen von allen Personen gut aufgenommen, eingehalten und auch als notwendig und positiv empfunden.

Es gab während und nach dem Turnier keine einzige gemeldete Infektion, was man als großen Erfolg werten kann. Außerdem beweist es, dass in Zeiten von COVID Events auch erfolgreich durchgeführt werden können, wenn ein durchdachtes Konzept vorliegt und die Einhaltung sichergestellt wird.

Lasset die Spiele beginnen!